Замена Exсel на BI-систему: когда и зачем?

Excel так прочно встроился в жизнь и работу огромного количества людей, чьей ежедневной или периодической задачей является сбор данных, составление отчетов и их анализ, что трудно представить лучшее или принципиально иное ПО для их решения. И действительно, программа сочетает в себе удобные и развитые инструменты редактирования, форматирования и визуализации данных с гибкими возможностями вычислений, поэтому лидирует по массовости как в мире, так и в России.

Однако вновь и вновь разгораются споры, где же предел возможностей, а точнее — где предел эффективности использования Excel как ведущего и самого удобного инструмента сбора и визуализации отчетности для принятия управленческих решений? И где тот Рубикон, после которого бизнес для повышения своей позиции на рынке должен задуматься, чем заменить Excel, и прийти к внедрению BI-системы? И если вы решили прочитать эту статью — значит, и вы задали себе этот вопрос. Давайте разбираться вместе.

Мы провели сравнение функциональных возможностей и стоимости использования Excel и BI-решения. Сами по себе BI-инструменты очень разные как по функциональности и сложности решаемых задач, так и по стоимости их внедрения и лицензирования. Обзор-сравнение BI-систем читайте, например, здесь. В этой статье мы будем сравнивать Excel с российской self-service BI-системой Analytic Workspace — одним из самых доступных по простоте освоения, скорости внедрения и стоимости инструментов, включенных в реестр отечественного ПО. Эти особенности делают Analytic Workspace подходящей для среднего и даже малого бизнеса.

Когда заходит речь о Business Intellgence (BI), в сознании невольно возникает ассоциация работы с «большими данными», причем ассоциация вполне справедливая. Если в ваших таблицах данных в совокупности более миллиона строк, данные поступают из различных источников (например, 1С, Яндекс Метрика, Jira и CRM) и они быстро обновляются — анализ их взаимного влияния становится задачей для BI-системы. Она использует реляционную систему запросов и, в том числе, для этого и предназначена.

Многие организации, в которых по разным причинам имеется необходимость соблюдения секретности информации, сейчас ограничены использованием коробочного решения Microsoft Excel 2019 или 365 без возможности установки облачного решения. Вместе с тем, имеется обеспокоенность, что по известным причинам у большинства компаний могут возникнуть проблемы с лицензированием MS Excel и придется переходить на МойОфис или на Open Source LibreOffice, значительно уступающие по функциональности .

Что касается российских BI-решений, включенных в реестр отечественного ПО, в том числе Analytic Workspace — вендоры, с одной стороны, активно стремятся усовершенствовать свои инструменты для эффективного решения задач импортозамещения зарубежных аналогов (в первую очередь Power BI), с другой стороны, например, в Analytic Workspace реализован ролевой доступ к информации. Доступно три варианта лицензий, различающихся объемом полномочий: для разработчика, аналитика и руководителя.

Никто не будет спорить с тем, что MS Excel — это мощнейший «комбайн», потрясающий в своем многообразии. VBA (visual basic for applications), возможность интеграции Add-Ins и Power Query только усилила это многообразие, сделав его чуть ли не уникальным. Однако подавляющее большинство использует Excel лишь как хранилище табличных данных и продвинутый калькулятор. И действительно, часто нужен не максимально универсальный инструмент, а то, что быстро, здесь и сейчас, без лишних действий сделает регулярную рутинную работу.

Для выстраивания сложных корреляций в Excel требуется использование его максимальной функциональности и наличие специалистов, а поиск людей, которые умеют работать на таком уровне, — это не всегда просто и дешево. А если такой сотрудник и найдется — никто не даст гарантий, что его преемник сможет легко разобраться в его программных конструкциях и многоэтажных формулах.

Посчитайте, сколько времени ваши сотрудники тратят на подготовку периодических отчетов для руководства. Только представьте, что в это время специалисты высокой квалификации с соответствующей стоимостью рабочего времени оторваны от выполнения своих непосредственных задач и заняты сверкой в Excel поступающих результатов с запланированными, причем на объективность входящих данных зачастую весьма сильно влияет человеческий фактор. Да, возможно, они пользуются условно-бесплатным Excel или Google-таблицами. Однако сколько компания теряет на трудозатратах, причем на регулярной основе?

Лицензия разработчика BI-системы Analytic Workspace при использовании облачного решения стоит от 5 000 руб в месяц (полная сетка тарифов). При этом обучение сотрудников пользованию системой обычно занимает не больше недели и может проходить даже в самостоятельном режиме: Analytic Workspace относится к классу self-service BI-систем, то есть имеет интуитивно понятный интерфейс. Кроме того, вы можете попробовать испытать Analytic Workspace на собственных данных — предоставляется двухнедельный бесплатный доступ.

Ниже представлена сводная таблица (Таблица 1), где наглядно продемонстрировано сравнение Excel и BI-системы Analytic Workspace по тем критериям, которые использовались в статье.

Таблица 1 — Сводная таблица сравнения функциональности Excel и BI-системы Analytic Workspace

Отвечая на вопрос, зачем и когда менять Excel на BI-систему и стоит ли вообще — ответим просто: продолжайте использовать его, если в ваших бизнес-данных меньше миллиона строк и нет необходимости одновременной работы с несколькими различными источниками, если не нужно разграничение доступа к данным. В противном случае — стоит задуматься о внедрении BI-системы, предлагаем в этом качестве рассмотреть Analytic Workspace.