Замена Exсel на BI-систему: когда и зачем?

Для кого это предназначено

Excel так прочно встроился в жизнь и работу огромного количества людей, чьей ежедневной или периодической задачей является сбор данных, составление отчетов и их анализ, что трудно представить лучшее или принципиально иное ПО для их решения. И действительно, программа сочетает в себе удобные и развитые инструменты редактирования, форматирования и визуализации данных с гибкими возможностями вычислений, поэтому лидирует по массовости как в мире, так и в России.

Однако вновь и вновь разгораются споры, где же предел возможностей, а точнее — где предел эффективности использования Excel как ведущего и самого удобного инструмента сбора и визуализации отчетности для принятия управленческих решений? И где тот Рубикон, после которого бизнес для повышения своей позиции на рынке должен задуматься, чем заменить Excel, и прийти к внедрению BI-системы? И если вы решили прочитать эту статью — значит, и вы задали себе этот вопрос. Давайте разбираться вместе.

Мы провели сравнение функциональных возможностей и стоимости использования Excel и BI-решения. Сами по себе BI-инструменты очень разные как по функциональности и сложности решаемых задач, так и по стоимости их внедрения и лицензирования. Обзор-сравнение BI-систем читайте, например, здесь. В этой статье мы будем сравнивать Excel с российской self-service BI-системой Analytic Workspace — одним из самых доступных по простоте освоения, скорости внедрения и стоимости инструментов, включенных в реестр отечественного ПО. Эти особенности делают Analytic Workspace подходящей для среднего и даже малого бизнеса.
Продвинутые BI-платформы и сервисы, создаваемые с их помощью, постепенно приближаются к уровню полноценных ассистентов в принятии решений, способных собирать данные, анализировать их, „подсвечивая“ неочевидные закономерности, формировать сценарии развития ситуации и давать рекомендации в качестве второго мнения

Рустем Ибрагимов
Заместитель генерального директора АО БАРС Груп

1. Работа с данными из нескольких источников и объемы данных

Когда заходит речь о Business Intellgence (BI), в сознании невольно возникает ассоциация работы с «большими данными», причем ассоциация вполне справедливая. Если в ваших таблицах данных в совокупности более миллиона строк, данные поступают из различных источников (например, 1С, Яндекс Метрика, Jira и CRM) и они быстро обновляются — анализ их взаимного влияния становится задачей для BI-системы. Она использует реляционную систему запросов и, в том числе, для этого и предназначена.
Обидно, правда? Пять лет в институте, чтобы жать copy paste сутра до вечера.
В то же время работа с такими объемами данных (более миллиона строк) из различных источников в Excel затруднительна. Для расширения функциональности и преодоления этих ограничений Microsoft разработала специальный инструмент — Power Query — это специальная надстройка для подготовки данных и подключения нескольких источников к единой таблице. Однако необходимость интеграции в работу Power Query уже сама по себе свидетельствует о том, что только Excel недостаточно, и это первый шаг к осознанию, что пора внедрять новое решение.

BI-системы в свою очередь представляют собой специализированные решения для обработки и анализа данных, частично пересекающиеся с функциональностью офисных табличных редакторов, в том числе MS Excel, но имеющие расширенную функциональность, востребованную на многопользовательских проектах со сложным ИТ-ландшафтом.

2. Разграничение доступа к данным

Многие организации, в которых по разным причинам имеется необходимость соблюдения секретности информации, сейчас ограничены использованием коробочного решения Microsoft Excel 2019 или 365 без возможности установки облачного решения. Вместе с тем, имеется обеспокоенность, что по известным причинам у большинства компаний могут возникнуть проблемы с лицензированием MS Excel и придется переходить на МойОфис или на Open Source LibreOffice, значительно уступающие по функциональности .

Что касается российских BI-решений, включенных в реестр отечественного ПО, в том числе Analytic Workspace — вендоры, с одной стороны, активно стремятся усовершенствовать свои инструменты для эффективного решения задач импортозамещения зарубежных аналогов (в первую очередь Power BI), с другой стороны, например, в Analytic Workspace реализован ролевой доступ к информации. Доступно три варианта лицензий, различающихся объемом полномочий: для разработчика, аналитика и руководителя.

3. Обработка и преобразование данных

Никто не будет спорить с тем, что MS Excel — это мощнейший «комбайн», потрясающий в своем многообразии. VBA (visual basic for applications), возможность интеграции Add-Ins и Power Query только усилила это многообразие, сделав его чуть ли не уникальным. Однако подавляющее большинство использует Excel лишь как хранилище табличных данных и продвинутый калькулятор. И действительно, часто нужен не максимально универсальный инструмент, а то, что быстро, здесь и сейчас, без лишних действий сделает регулярную рутинную работу.
И тут, конечно, в выигрышном положении оказываются те компании, где внедрено BI-решение, индивидуально настроенное и сконфигурированное для потребностей конкретного бизнеса. Перед глазами у аналитика и руководителя обновляющиеся в режиме реального времени информационные панели (дашборды), визуализирующие корреляции и зависимости, которые необходимы для понимания бизнес-процессов именно этой организации.

Для обработки, трансформации и подготовки данных в полнофункциональных BI-системах, в том числе в Analytic Workspace, используется встроенный модуль Extract-Transform-Load (ETL), что позволят использовать их для решения весьма сложных бизнес-задач.

4. Построение моделей и визуализация данных

Для выстраивания сложных корреляций в Excel требуется использование его максимальной функциональности и наличие специалистов, а поиск людей, которые умеют работать на таком уровне, — это не всегда просто и дешево. А если такой сотрудник и найдется — никто не даст гарантий, что его преемник сможет легко разобраться в его программных конструкциях и многоэтажных формулах.
В свою очередь, например, построение моделей данных и корреляций в Analytic Workspace делается в большинстве случаев простым перетягиванием мышкой (drag-and-drop) и не требует от аналитика глубоких знаний программирования.

Что касается визуализации данных — такими функциями Excel тоже не обделен: доступны графики, гистограммы и диаграммы любых видов. Однако пользователи редко показывают результаты проделанной работы непосредственно в Excel — скорее всего потому, что по их мнению, он предназначен не для этого. Проблема заключается просто в удобстве использования. Каждая организация находит свой путь, как делиться результатами работы, но каждый из них — далек от идеала и требует отдельного обучения персонала и информирования организации.

В свою очередь, BI-система Analytic Workspace специально создана для удобной визуализации результатов анализа данных. В стандартной комплектации имеется более 20 видов визуализаций и возможность создания собственных визуальных элементов, каждый из которых будет доступен по индивидуальной ссылке.

5. Сравнение стоимости Excel и BI-системы, человеческий фактор

Посчитайте, сколько времени ваши сотрудники тратят на подготовку периодических отчетов для руководства. Только представьте, что в это время специалисты высокой квалификации с соответствующей стоимостью рабочего времени оторваны от выполнения своих непосредственных задач и заняты сверкой в Excel поступающих результатов с запланированными, причем на объективность входящих данных зачастую весьма сильно влияет человеческий фактор. Да, возможно, они пользуются условно-бесплатным Excel или Google-таблицами. Однако сколько компания теряет на трудозатратах, причем на регулярной основе?
Если ты ничего не успел, отошли менеджеру побитый файл и свали все на Excel
Внедрение BI-системы позволяет автоматизировать сбор отчетности и ее обновление в режиме реального времени. При этом руководство получает единый «источник правды», свободный от неизбежных ошибок (а порой, что греха таить — и сознательных подтасовок) при использовании ручного либо полуавтоматического сбора данных.

Лицензия разработчика BI-системы Analytic Workspace при использовании облачного решения стоит от 5 000 руб в месяц (полная сетка тарифов). При этом обучение сотрудников пользованию системой обычно занимает не больше недели и может проходить даже в самостоятельном режиме: Analytic Workspace относится к классу self-service BI-систем, то есть имеет интуитивно понятный интерфейс. Кроме того, вы можете попробовать испытать Analytic Workspace на собственных данных — предоставляется двухнедельный бесплатный доступ.
BI — вот единственный удобный инструмент, который позволяет выстроить мост между данными, которые генерируются в компании, и бизнес-пользователями. Но как заставить людей им пользоваться? Обидно, когда в компаниях внедряют BI-инструменты, они часто все равно используют их, чтобы выгрузить данные в Excel. Чтобы этого не происходило, людей нужно тренировать и подталкивать к правильному использованию BI-инструментов

Дмитрий Аношин,
Data Engineer, Microsoft Gaming
Лицензия разработчика BI-системы Analytic Workspace при использовании облачного решения стоит от 5 000 руб в месяц (полная сетка тарифов). При этом обучение сотрудников пользованию системой обычно занимает не больше недели и может проходить даже в самостоятельном режиме: Analytic Workspace относится к классу self-service BI-систем, то есть имеет интуитивно понятный интерфейс. Кроме того, вы можете попробовать испытать Analytic Workspace на собственных данных — предоставляется двухнедельный бесплатный доступ.

6. Выводы

Ниже представлена сводная таблица (Таблица 1), где наглядно продемонстрировано сравнение Excel и BI-системы Analytic Workspace по тем критериям, которые использовались в статье.

Таблица 1 — Сводная таблица сравнения функциональности Excel и BI-системы Analytic Workspace
Отвечая на вопрос, зачем и когда менять Excel на BI-систему и стоит ли вообще — ответим просто: продолжайте использовать его, если в ваших бизнес-данных меньше миллиона строк и нет необходимости одновременной работы с несколькими различными источниками, если не нужно разграничение доступа к данным. В противном случае — стоит задуматься о внедрении BI-системы, предлагаем в этом качестве рассмотреть Analytic Workspace.
Analytic Workspace относится к классу self-service BI-систем: обладает интуитивно понятным интерфейсом и удобна для самообучения. Первые результаты можно получить уже в первый день работы с сервисом. Мы предоставляем бесплатный двухнедельный демо-доступ без ограничения функциональности продукта для освоения работы в системе с возможностью подключения собственных источников данных.
Юлия Хорошутина
Руководитель направления развития Analytic Workspace
Эксперт Фонда Развития Интернет Инициатив (ФРИИ), кандидат наук. Маркетолог, специалист в области вывода на рынок B2B-продуктов ИТ-сферы
6 апреля 2023
Хотите узнать стоимость BI-системы под ваш бизнес? Закажите бесплатную консультацию от наших экспертов.